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小規模事業所でのファイル共有は何が良いのか

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いま個人でサポートを請け負っている事業所、ファイル共有の方法をきちんと整備したいとずっと考えてます。

規模としては全体で従業員20名ほど、現在は就業規則や業務記録などをBuffaloの家庭用NASに格納していますが…

NASはもう懲りた

権限関係のトラブルが頻発

このフォルダに入れなくなったとか、Windowsのユーザ/PWで認証してるから妙なエラーが発生したりとかが頻発しましてね。 そのたびに権限を付け直したり、アクセス権の仕様を確認したりしてるのですが、同じようなトラブルが何度も起こるのでもういい加減にしてくれと。

設定を変えるたびにセッションが切れるので保守しづらい

ちょっと設定変えるだけでいちいちセッションが切れるから、業務中に設定変更とか無理なんですよ。 業務が終わるまで待ってから作業しなきゃいけないから、改善確認もままならない。

家庭向けのNASを仕事に使うのはやっぱり無理なんじゃないか

細かい権限設定とかできないし、そもそも20ユーザとか想定されてないんじゃないかなーとか思ったり。 やっぱり業務用のNASやサーバ使った方がいいかも。

ファイル共有に必要な条件

情報セキュリティの3要素と同じ

可用性は最大限に確保しないといけない。仕事を止めるわけにはいかないし、共有ドライブに保存されるドキュメントって重要なものが多いですからね。

機密性を担保したいのでアクセス制御は必須

もちろん機密性も重要。センシティブな情報を扱う業種ならなおさらです。

ITリテラシの低い従業員でも使いやすいUI

いくらITが普及したとは言っても基本的なPC操作にも不安の残る従業員はいます。使いやすくなければ使われないし無用なストレスのもとになるので、わかりやすいことも重要ですよね。

やはりクラウドサービスか?

DropBoxとかOneDriveのようなエクスプローラやFinderと同じ見た目、操作ができるツールが良いかなー。

せっかくサーバ借りてるんだから自前クラウドがいいのか

イントラにファイルサーバを立てるのは予算と技術と時間の面で厳しいです。

事業所のWebサイト用にレンタルサーバーを借りてるので、そのサーバにクラウドを入れたらどうかと考えてます。

OwnCloudから派生したNextCloudあたりがいいかなー。